Schritt 2: „Gästeverteiler verwalten“
In diesem Schritt geht es nun um Ihre Gästeliste, die Sie im System hochladen können um die Einladungen zu verschicken. Wenn Sie in offenes Event haben und gar keine Gästeliste führen (also niemanden direkt per E-Mail einladen), dann müssten Sie diese Gästeliste natürlich auch nicht ausfüllen. In diesem Fall wären Sie bereits fertig, da die Einladungs-Webseite eingerichtet ist und Sie den Link nun veröffentlichen können. Wenn Sie noch keine Gästeliste angelegt haben, gelangen Sie beim Schritt 2 sofort in den Bereich für den Upload der Gästeliste. Ansonsten gelangen Sie in die Übersicht Ihrer Gästeliste(n) – siehe dort.
Hinweis: Es gibt die Möglichkeit im System mehrere Gästeverteiler anzulegen. Dies ist nur dann nützlich, wenn Sie Gruppen von Personen haben, die Sie unterschiedlich anschreiben wollen, also Gruppen unterschiedliche Einladungs-E-Mails (die aber immer auf die gleiche Einladungs-Webseite verweisen) schicken möchten. Anwendungsfälle sind beispielsweise: Mitarbeiter getrennt von Kunden oder Kundengruppen, die jeweils von ihrem zuständigen Kundenberater beschickt werden sollen... oder der Wechsel von Du und Sie in der Anrede, für jeden „Gästeverteiler“ können Sie eigene Mails schicken (allerdings haben alle Anmelde-Links in den E-Mails die gleiche gemeinsame Einladungs-Webseite als Ziel).
Für unser Beispiel in diesem Handbuch haben wir eine Gästeliste im Programm „Microsoft Excel“ zusammengestellt und sie unter dem Dateinamen „gästeliste-weihnachtsfeier.xlsx“ auf dem Computer abgespeichert. Die Gästeliste hat für diesen Testfall ein paar kleine „Extras“...
mehr dazu Sonderfälle in der Gästeliste
Wenn wir eine Liste von Gästen (die eine Einladung erhalten sollen) über das System „hochladen“ möchten, so zeigt sich eine sehr einfache Maske.
mehr dazu Gästeliste in einen Verteiler hochladen...
Dieser Schritt wird übersprungen, wenn im Excel-File nur ein Datenblatt vorhanden ist.
mehr dazu Gästeverteiler – Auswahl des „Datenblattes“
Als nächster Schritt bei den Gästeverteilern werden die Daten importiert. Sie erhalten sofort – um sich auch orientieren zu können – eine Liste mit den ersten fünf Zeilen Ihres Datensatzes.
mehr dazu Gästeverteiler – Felder zuweisen und Daten prüfen
Um den Personeneintrag eines Herrn „Vorname Nachname“ zu entfernen, also die Überschriften loszuwerden, gibt es im System eine eigene kleine Funktion, die Sie in diesem Fall – wenn Sie in Excel eine Überschriftenzeile verwendet haben – benutzen müssen.
mehr dazu Gästeverteiler – Felder zuweisen und Entfernung der Überschriften-Zeile
Sie erhalten auf der Folgeseite eine vollständige Aufstellung Ihrer Daten, die Sie jetzt per Scrollen noch einmal kontrollieren können.
mehr dazu Nach dem Import – Datenkontrolle und Voransicht
Zu diesem nächsten Schritt gelangen Sie direkt nach dem Upload der Gästeliste. Sie verfügen in diesem Schritt über die ersten Serienbrieffelder (siehe Erklärung „Serienbrieffelder“ im Bereich „Glossar“), die Sie bereits hier verwenden können – die Felder sind hier aufgezählt (Markierung „A“).
mehr dazu Definition der Anreden
Immer wenn Sie auf den 2. Schritt (oben bei den Fortschrittspfeilen) klicken (Markierung „A“), gelangen Sie nun – wenn schon ein Gästeverteiler angelegt ist – auf die „Gästeverteilerübersicht“ (Markierung „B“).
mehr dazu Gästeverteiler Übersicht
Wenn Sie im Schritt 2 sind und dort Ihren Gästeverteiler verwalten, können sie über den Listenimport eine weitere Liste hochladen und dort entscheiden, ob Sie die bestehende Liste ersetzen wollen oder ob die weitere Liste hinzugefügt werden soll.
mehr dazu Zusätzliche Liste zum bestehenden Verteiler importieren
Sind – verteilt auf mehrere Gästeverteiler – Personen mehrfach eingetragen, so gilt folgende Regelung: Da Sie für jeden Gästeverteiler eigene Einladungsmails aussenden, bekommt die Person auch jedes dieser Einladungs-E-Mails (das ist teilweise wichtig, wenn für ein Event unterschiedliche Sponsoren Ihre eigenen Kundenlisten mit ihrem eigenen Absender einladen wollen).
mehr dazu Mehrfach vorkommende Personen
Haben Sie im Schritt 2 „Gästeverteiler“ bei einem Ihrer Verteiler auf den Button „Personenliste“ geklickt, so gelangen Sie in die vollständige Liste der eingetragenen Personen.
mehr dazu Personenliste
Wenn wir im Reiter „Personenliste“ (Markierung „A“) sind, besteht auch die Möglichkeit der Suche. Durch die Eingabe eines Suchbegriffes (Name, E-Mail oder Teil davon) im Suchfeld (Markierung „B“) erhalten Sie beim Suchen (Lupen-Button) die Ergebnisliste direkt darunter angezeigt.
mehr dazu Personen suchen!
Wollen Sie einen neuen Eintrag zu Ihrem Gästeverteiler hinzufügen oder einen bestehenden Eintrag überarbeiten, weil sich dort ein Fehler eingeschlichen hat?
mehr dazu Einzelne Person hinzufügen oder editieren
Sofern Sie die Zusatzoption „PostCodes“ für Ihr Einladungsmanagement erworben haben, können Sie diesen Reiter „PostCodes“ (Markierung „A“) im Schritt 2: Gästeverteiler verwalten sehen. Sobald Gäste eingespielt sind, lässt das System Sie hier die PostCodes erzeugen.
mehr dazu Gästeverteiler verwalten / Reiter „Postcodes“
Wenn Sie den Button „Fehlende Postcodes generieren“ drücken, so erscheint ein Ladebalken der Ihnen den Fortschritt bei der PostCode-Erstellung darstellt. Die PostCode-Erstellung ist ein komplexer Berechnungsalgorithmus der einige Sekunden in Anspruch nehmen kann.
mehr dazu Fehlende Postcodes generieren...
Nun sind die PostCodes fertig gestellt. In Ihrer Excel-Tabelle sind alle PostCodes entsprechend hinterlegt und auch der Einladungslink (der bei allen Gästen gleich ist) ist in Ihrem Excel-Dokument angefügt.
mehr dazu Ab zum Serienbrief: Die PostCodes in der Excel-Tabelle
Haben Sie die Zusatzoption „Begleitungs-Management“ erworben, so erscheint im Schritt 2 „Gästeverteiler verwalten“ auch der Reiter „Begleitungs-Management“.
mehr dazu Gästeverteiler verwalten / Reiter „Begleitungs-Management“