Schritt 2: „Gästeverteiler verwalten“

In diesem Schritt geht es nun um Ihre Gästeliste, die Sie im System hochladen können um die Einladungen zu verschicken. Wenn Sie in offenes Event haben und gar keine Gästeliste führen (also niemanden direkt per E-Mail einladen), dann müssten Sie diese Gästeliste natürlich auch nicht ausfüllen. In diesem Fall wären Sie bereits fertig, da die Einladungs-Webseite eingerichtet ist und Sie den Link nun veröffentlichen können. Wenn Sie noch keine Gästeliste angelegt haben, gelangen Sie beim Schritt 2 sofort in den Bereich für den Upload der Gästeliste. Ansonsten gelangen Sie in die Übersicht Ihrer Gästeliste(n) – siehe dort.

Hinweis: Es gibt die Möglichkeit im System mehrere Gästeverteiler anzulegen. Dies ist nur dann nützlich, wenn Sie Gruppen von Personen haben, die Sie unterschiedlich anschreiben wollen, also Gruppen unterschiedliche Einladungs-E-Mails (die aber immer auf die gleiche Einladungs-Webseite verweisen) schicken möchten. Anwendungsfälle sind beispielsweise: Mitarbeiter getrennt von Kunden oder Kundengruppen, die jeweils von ihrem zuständigen Kundenberater beschickt werden sollen... oder der Wechsel von Du und Sie in der Anrede, für jeden „Gästeverteiler“ können Sie eigene Mails schicken (allerdings haben alle Anmelde-Links in den E-Mails die gleiche gemeinsame Einladungs-Webseite als Ziel).
 

Sonderfälle in der Gästeliste

Für unser Beispiel in diesem Handbuch haben wir eine Gästeliste im Programm „Microsoft Excel“ zusammengestellt und sie unter dem Dateinamen „gästeliste-weihnachtsfeier.xlsx“ auf dem Computer abgespeichert. Die Gästeliste hat für diesen Testfall ein paar kleine „Extras“...

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Definition der Anreden

Zu diesem nächsten Schritt gelangen Sie direkt nach dem Upload der Gästeliste. Sie verfügen in diesem Schritt über die ersten Serienbrieffelder (siehe Erklärung „Serienbrieffelder“ im Bereich „Glossar“), die Sie bereits hier verwenden können – die Felder sind hier aufgezählt (Markierung „A“).
 

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Mehrfach vorkommende Personen

Sind – verteilt auf mehrere Gästeverteiler – Personen mehrfach eingetragen, so gilt folgende Regelung: Da Sie für jeden Gästeverteiler eigene Einladungsmails aussenden, bekommt die Person auch jedes dieser Einladungs-E-Mails (das ist teilweise wichtig, wenn für ein Event unterschiedliche Sponsoren Ihre eigenen Kundenlisten mit ihrem eigenen Absender einladen wollen).
 

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Personenliste

Haben Sie im Schritt 2 „Gästeverteiler“ bei einem Ihrer Verteiler auf den Button „Personenliste“ geklickt, so gelangen Sie in die vollständige Liste der eingetragenen Personen. 

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Personen suchen!

Wenn wir im Reiter „Personenliste“ (Markierung „A“) sind, besteht auch die Möglichkeit der Suche. Durch die Eingabe eines Suchbegriffes (Name, E-Mail oder Teil davon) im Suchfeld (Markierung „B“) erhalten Sie beim Suchen (Lupen-Button) die Ergebnisliste direkt darunter angezeigt.

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