Einladungsmanagement wurde finalisiert!

17.04.2013

Das System invite.life 2 verlässt mit heutigem Tag das Beta-Stadium und ist final für den Einsatz vorbereitet. Die Entwicklung geht natürlich weiter und wir werden laufend neue Funktionen hinzufügen.

6 Monate Entwicklungszeit

Im Rahmen der Arbeiten für die Version 2 von invite.life - dem Einladungsmanagement & Gästelistensystem von echonet - wurde mit dem heutigen Tag die finale Version erstellt. Sechs Monate entwickelte die Agentur echonet das Produkt, dessen Vorgänger (invite.life 1) bereits seit 2009 in Betrieb war, in der neuen Version.

Mehr Erfolg für Event-Veranstalter

Die einfachere Verwendung von invite.life und eine Verbesserung des Nutzes für die Veranstalter der Events waren die Hauptziele der generellen Überarbeitung. Das Produkt invite.life wurde dabei nicht "überarbeitet", sondern von Grund auf neu geplant. Getragen wurde die gesamte Planungsphase vom Kreativteam von echonet.

Problemstellungen für elektronische Einladungssysteme

Die frühere Form, wie Veranstalter ihre Gäste zu Events eingeladen haben, kennzeichnen die wesentlichen Erfolgskriterien. Diese Erfolgskriterien sollten möglichst nahtlos in das System invite.life 2 integriert und eingebetettet werden:

  • Postalische Einladungen: Da der Briefverkehr gegenüber E-Mails bereits ins Hintertreffen geraten ist, aber die eingehende Post bei Briefen immer noch manuell verarbeitet wird, hat die postalische Einladung einen wesenltichen Vorteil: Auch wenn sie vielleicht einen ganzen Tag unbemerkt in der Postmappe oder im Briefkasten verbleibt, sie muss zumindest einmal angegriffen werden (und sei es nur um sie wegzuwerfen). Das führt dazu, dass sie nicht völlig unbemerkt untergehen kann. Die postalische Einladung bietet dem Gast oft eine vielzahl von Rückmeldungsmöglichkeiten und zwingt den Veranstalter sich auf unterschiedlichstem Weg auf Anmeldungen einzustellen (E-Mail, Telefon, Fax...) die alle parallel bearbeitet werden müssen.
  • Elektronische Einladungen: Die typische elektronische Einladung zu Events wird in vielen Unternehmen einfach per E-Mail vorgenommen. E-Mail und Einladungsmanagement sind natürlich nicht gleich zu setzen, daher gab es hier auch viele Verluste von potentiellen Veranstaltungsgästen. Die übliche Rückmeldung ("U.A.w.g. an office@firmaxyz...") hat zwei wesentliche Nachteile:

    • Problem für den Gast
      Der Gast muss die E-Mail lesen und tut das eventuell sogar unterwegs auf einem Smartphone oder Tablet und muss dann eine E-Mail zurückschreiben. Das kostet relativ viel Zeit und ist eine hohe Hürde für die Rückmeldung. Tut der Gast das nicht unterwegs, passiert es oft, dass die Einladung bei Rückkehr ins Büro bereits in einer Flut von weiteren E-Mails untergegangen ist und nicht mehr bemerkt wird.
    • Problem für den Veranstalter
      Der Veranstalter muss aus den Rückmeldungen, die per E-Mail eingehen oftmals einerseits noch Nachfragen stellen (zB "Haben Sie sich auch für eines unserer angebotenen Menüs entschieden?") und letztlich die Flut von oftmals hunderten E-Mails irgendwo sammeln und anschließend oft in eine Gästeliste übertragen um eine Übersichts über die Zahl der Gäste zu haben. Der "Ich kopiere den Namen ins Excel"-Vorgang (und das oft mit mehreren Spalten) kostet unnötig viel Zeit.

Diese Problemstellungen galt es in der gesamten Planung von echonet für das Produkt invite.life 2 zu überwinden und so ein hochgradig flexibles, einfaches aber auch zeitsparendes Einladungsmanagement mit entsprechender Gästelistenverwaltung zu gestalten.

Zentrale Funktionen und Features von invite.life 2

Responsive Webdesign für die Einladung & Event-Webseite

Durch das konsequent eingesetzte responsive Webdesign sowohl für die Einladungen per E-Mail als auch für die Anmeldeoberfläche auf der Event-Webseite beheben eines der wesentlichen Probleme: Die Gäste können sich - egal ob die Einladung sie in ihrer E-Mail-Box am Smartphone oder Tablet oder auch am PC erreicht - jederzeit bequem und ohne viel Mühe zum Event an- oder abmelden.

Organisation in 4 einfachen Schritten

Das System von invite.life in der Version 1 war einfach zu kompliziert. Ohne technisches Know-How war das System für die Kunden nicht voll ausreizbar und perfekt nutzbar. Daher wurde invite.life 2 völlig neu entworfen und für den Nutzer in vier einfachen Schritten organisiert, die er durchläuft um das perfekte Einladungsmanagement für seine Veranstaltung anzuwenden.

Alle weiteren zentralen Features und Funktionen sind übrigens auf der Webseite im Bereich "Funktionen von invite.life 2" zu finden.

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