Profi-Check-In am Event?
Legen Sie Stift und Listenausdruck einfach weg.
Sie sind es leid, dass Ihre Welcome-Mitarbeiter auf Events immer verzweifelt in ewigen Gästelisten blättern? Das macht auch kein gutes Bild. Verabschieden Sie sich von den ausgedruckten Gästelisten und verzweifelten Suchvorgängen jetzt mit der Check-In-Funktion von invite.life.
Intelligente Suche nach Namensteilen
Auch das kennen Event-Veranstalter und Mitarbeiter an den Empfangstischen: Es ist laut, die Musik spielt am Event, viele Menschen sind rundherum und der Gast muss drei mal gefragt werden, ob er jetzt Haselsteiner, Wabelsteiner oder Kasselsteiner heißt? Mit "steiner" findet invite.life den Gast sofort und peinliches Nachfragen nach der Schreibweise entfällt.
Schnelles Knowhow für den Empfang
Felder im System können auch so angelegt werden, dass diese im Check-In auftauchen. Was für einen Essenswunsch hat der Gast bei der Anmeldung geäußert? Ist er mit Begleitung angemeldet? Oder über das interaktive Infofeld: Welche Tischnummer wurde dem Gast vom Veranstalter zugewiesen? Solche Dinge können fix in die Oberläche eingebunden werden und machen den Check-In zu einer angenehmen Überraschung für Ihre Gäste.
Laufende Statistik im System
Nicht spannend für Ihre Helfer am Empfang, aber für Sie: Das System invite.life hat mit dem Online-Check-In auch eine Statistik-Funktion. Sie sehen laufend wieviele Gäste eingetroffen sind und wie sich der "Stau am Empfang" entwickelt. Und auch nach Ihrem Event hilft Ihnen die Statistik bei der Personalplanung für das nächste Event. Vielleicht muss man ja zwischen 18:30 und 18:45 zwei zusätzliche Helfer an den Empfang stellen, weil sich gerade zu der Zeit der Verkehrsstau entspannt und alle eintreffen?
Optimal angepasst - Responsive Design
Das invite.life Check-In-System ist auf allen Endgeräten verfügbar und nutzbar. Ihre Mitarbeiter am Empfang - egal ob eigene Mitarbeiter oder eine externe Firma wie etwa eine Eventagentur oder Promotoren können über das Smartphone, Tablets oder auch über PC auf das System zugreifen.
Wichtigste Voraussetzung: Internetzugang
Die einzige wichtige Voraussetzung für den Check-In vor Ort ist einen Internetzugang für alle Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen, die sich im System anmelden und Gäste in Empfang nehmen sollen. Der Internetzugang sollte nicht sehr langsam sein, aber es werden auch keine ungewöhnlichen Datenmengen übertragen, insofern ist eine eigene Verlegung einer High-Speed-Leitung natürlich nicht notwendig.
Ein typischer mobiler Hotspot (bzw. ein Smartphone oder Tablet-Computer mit SIM-Karte und Internet-Anbindung) erledigt diese Dienste gut, sofern nicht viele andere Personen das gleiche Netzwerk benutzen.
Vorgang zum Check-In
- Gemeinsamen Link zur Check-In-Oberfläche an alle Mitarbeiter am Welcome-Schalter weitergeben.
- PIN-Code im System festlegen und ebenfalls an die Mitarbeiter weitergeben.
- Mitarbeiter führen den Check-In vor Ort durch
- Statistik-Kontrolle im Dashboard von invite.life im System
Funktionen im Check-In
Welche Funktionen die Erweiterung zur Verfügung stellt...
Gästelistenmanagement mit Profi-Check-In ist in invite.life als Zusatzoption möglich. Um einen Überblick über die Funktionen der Erweiterung »Check-In« zu erhalten, haben wir diese hier kurz und übersichtlich zusammengestellt:
- Anwendung getrennt vom System
Keine Sorge, Ihre Helfer am Empfang bekommen einen Link und einen PIN-Code. Damit können Sie im System selbst nichts ändern, sondern tatsächlich nur das tun, was sie sollen: Gäste in Empfang nehmen und schnell informiert sein. - Nutzbar auf Smartphone, Tablet, PC...
Die Oberfläche für den Check-In ist responsive gebaut, sie ist ohne weitere Geräte, ohne zusätzliche Scanner ganz einfach mit einer Internetverbindung auf jedem Gerät nutzbar. Die Datenrate eines Smartphones genügt normalerweise. - Intelligente Suchfunktion nach Namen
Laute Musik im Empfangsbereich? Die Stimmung ist bei einem Event das wichtigste Kriterium. Wenn die Helfer am Empfang einen Namen nicht genau verstehen, dann entfällt mit der Namens-Teil-Suche im Check-In das peinliche Nachfragen. - Schnelle Info für Ihre Helfer
Nicht nur wie der Gast heißt, auch was er zu Essen möchte oder ob er mit Begleitung angemeldet ist. Sogar, wenn Sie das eintragen, an welchem Tisch er sitzt oder zu welcher Kundengruppe er gehört, Ihre Helfer sehen das sofort beim Gast. - Filterfunktion und Direktwahl
Filter zeigen alle angemeldeten Gäste, alle noch nicht eingetroffenen Gäste aber auch alle Gäste - unabhängig davon, ob Sie sich verlässlich angemeldet haben. Und die Direktwahl für Anfangsbuchstaben hillft schnell und zuverlässig. - Statistik: Was war los am Check-In?
Nachher ist man immer schlauer. Nutzen Sie das Wissen zumindst für Ihr nächstes Event. Im invite.life Dashboard finden Sie heraus, wann am Check-In besonders viel Betrieb war. Vielleciht lohnt es sich für Verstärkung zu diesen Zeiten zu sorgen.
Damit Sie Ihr Event nicht so vorbereiten müssen...
Halten Sie Ordnung mit invite.life.
Funktionen von invite.life
Einladungsmanagement und Gästelistenmanagement
Sie sind unsicher, ob invite.life 2 Ihre Erwartungen erfüllt? Das Einladungsmanagement und Gästelistenmanagement invite.life entstand im Herbst 2009 und wurde im Frühjahr 2013 vollständig überarbeitet. Die Erfahrungen aus nahezu vier Jahren mit invite.life sind bei der Neuentwicklung von invite.life 2 umgesetzt worden. Darum hat invite.life 2 zahlreiche Funktionen, die für unsere Kunden in den vergangenen Jahren wichtig waren:
- Serienbrieffunktion und persönliche Anrede
"Save the Date", Einladungen und "Reminder" per E-Mail erfolgen mit persönlicher Anrede (auch geschlechtsspezifisch). So fühlen sich Ihre Gäste auch wirklich direkt angesprochen - nicht mit "Sehr geehrte/r Herr/Frau"...-Floskeln. - Anmelde-Webseite bereits vorausgefüllt
Jeder Ihrer Gäste erhält einen persönlichen Einladungslink und findet seine Daten bereits vorausgefüllt auf der An- oder Abmeldeseite. Er kann aber selbst seine Daten (ausgenommen E-Mail-Adresse) verändern und aktualisieren. - Datenpflege durch Ihre Gäste
Wenn bei den Daten (Name, Adresse…) etwas nicht stimmt, können Ihre Gäste das selbst auf der Anmeldeseite korrigieren - Sie als Kunde von invite.life 2 bekommen am Ende die korrekten Daten wieder heraus und können diese dann auch weiterverwenden. - Live-Ansicht für Zu- oder Absagen
Im System invite.life 2 sehen Sie ständig wie viele (und wer von Ihren Gästen) sich an- oder abgemeldet haben. Ein eigenes "Dashboard" zeigt Ihnen auch eine grafische Statistik über den Stand der Anmeldungen, Abmeldungen und fehlenden Reaktionen. - Intelligenter Dubletten-Check
Kommt eine Person in der Gästeliste mehrfach vor, geht nur eine E-Mail raus, stehen jedoch unterschiedliche Personen mit einer gemeinsamen E-Mail-Adresse in der Liste, bekommt jede Person eine eigene Einladung. - Mehrere Zielgruppen oder "Einlader" für ein Event
Unterschiedliche "Gästeverteiler" ermöglichen es mehrere Gruppen mit verschiedenen Einladungen für das gleiche Event zu beschicken. Ideal bei gemeinsamen Events von mehreren Firmen oder verschiedenen Zielgruppen (Kunden, Presse...) - Smarte Vorschau für Einladungs-E-Mails
Ungern verschickt man E-Mails ohne exakt zu wissen, wie das Ergebnis aussieht. invite.life 2 bietet vor dem Versand eine Einzel-Vorschau für jedes E-Mail (mit ausgefüllten Daten inkl. persönlicher Anrede), damit Sie auch wirklich sicher gehen können, dass alles passt! - Fertige Gästeliste einfach als Excel exportieren
Sie können sich aus dem System einfach eine fertige Liste aller Zusagen, aller Absagen oder aller Gäste, die nicht auf Ihre Einladung reagiert haben, herunterladen. Die Datei kommt automatisch im Format MS Excel und kann sofort weiterverwendet werden.
Zusatzoptionen bei invite.life
Diese Optionen stehen kostenpflichtig zur Verfügung und können in Verbindung mit dem Einladungsmanagement bei uns gebucht werden.
- PostCode: Postalisch einladen, elektronisch anmelden
Mit der PostCode-Option können Sie eigene Anmeldedaten für Ihre Gäste generieren, die sie auch auf eine gedruckte Einladung geben können. Mittels QR-Code und 5stelligem Gästecode können sich Gäste elektronisch zum Event bei Ihnen anmelden. - Begleitungsmanagement, Begleitungen & Zusatzfelder
Mit dem Begleitungsmanagement können Sie beim Einspielen der Gästeliste oder bei jedem einzelnen Gast festlegen wieviele Begleitpersonen (0 bis 20) der Gast mitbringen darf. Außerdem können Sie bei uns eigene Felder pro Begleitperson abfragen lassen. - Check-In-System am Event
Per PIN-Code loggen sich Ihre Mitarbeiter am Empfang ein und können auf PC, Smartphone oder Tablet (mit Internetverbindung) die eintreffenden Gäste einchecken. Sie haben den vollen Überblick darüber, wer wann wirklich gekommen ist.
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Aber Sie müssen noch Ihr Team überzeugen?