Per Post einladen?
Jetzt mit digitaler Anmeldung!
Mit der invite.life PostCode-Zusatzfunktion können Sie Ihre Gäste per Post einladen und danach die Anmeldungen digital und geordnet entgegen nehmen. So ersparen Sie sich zahlreiche Rückrufe, Fax-Formulare oder auch E-Mails, bei denen Sie letztlich wieder Nachfragen zurückschicken müssen. Die PostCode-Zusatzfunktion von invite.life ist für alle invite.life-Nutzer gedacht, die ihre Einladungen gerne auf dem traditionellen Weg verschicken wollen. Vielleicht einfach deshalb, weil Sie eine besonders schöne, gedruckte Einladung gestaltet haben oder beim Einladen ein Werbegeschenk mitschicken möchten?
Importieren, Generieren und Exportieren...
Wichtig ist bei der PostCode-Zusatzfunktion, dass Sie die Gästeliste bereits mit Post-Adressen im System hochladen. Dann werden diese über den Code-Generator mit 5-Stelligen PostCodes ergänzt und jeder Gast hat so in Ihrer Excel-Liste, die Sie dann wieder herunterladen können, automatisch seinen persönlichen PostCode.
PostCode: Raffinierte Idee
Es gibt viele Einladungen die per Post verschickt werden. Aber mit der raffinierten Umsetzung dieser Idee in invite.life beeindrucken Sie Ihre Gäste. Eine zentrale Anmeldeseite, die man auch über einen QR-Code in der gedruckten Einladung bewerben kann - wir stellen diesen Code zur Verfügung - ergänzt ein persönlicher fünfstelliger Buchstabencode. Der Code ist unabhängig von Groß- oder Kleinschreibung und damit ist er auf allen Smartphones unglaublich einfach zu benutzen. 5 mal auf die Tastatur drücken, keine Umschaltung, kein Wechsel auf Sonderzeichen oder Zahlen - alles ganz einfach.
In die eigene Webseite einbinden?
Und das Beste? Weil das ganze eine zentrale "Startseite" für alle Ihre Gäste hat, müssen Sie gar nicht unsere Internetadresse verwenden. Sie können die Seite, die wir über die PostCode-Funktion zur Verfügung stellen auch ganz einfach als iFrame in Ihren eigenen Webauftritt integrieren. Das stärkt zusätzlich Ihre Marke und Ihren Webauftritt sogar dann, wenn Sie unser externes System verwenden. Das steht auch unter SSL zur Verfügung.
Optimal an Gäste angepasst
Mit der PostCode-Funktion erhalten Sie von uns die Möglichkeit Ihre Einladung per Post zu verschicken und diese Daten mit der Online-Anmeldung zu verknüpfen. Das Funktionsprinzip dieser Erweiterung ist ganz einfach:
- Sie laden die Gästeliste inkl. Post-Adressen im System hoch.
- Sie erzeugen die "PostCodes"
- Sie laden die fertige Gästeliste inkl. Post-Adressen und PostCodes wieder herunter
Mit dieser Liste können Sie dann Ihren Serienbrief machen oder die Liste zur Konfektionierung an Ihre Druckerei weitergeben. Die PostCodes, die erzeugt wurden, sind in der Excel-Liste in einer eigenen Spalte beim Gäste-Datensatz.
So wird jeder Gast, der auf Ihre (gemeinsame) PostCode-Seite kommt und sich mit seinem persönlichen, einzigartigen Code einloggt, automatisch erkannt und kann zu Ihrem Event kommen.
Später noch Gäste nachladen?
Kein Problem. Gäste, die noch nicht in der Liste waren und mit einer neuen Liste hochgeladen werden, bekommen ebenfalls PostCodes. Sie können einfach den Button drücken und die restlichen PostCodes auch für neue Gäste produzieren lassen.
Leere PostCodes - zur persönlichen Verteilung?
Das System invite.life kennt zwar dann Ihre Gäste nicht beim Namen und daher müssen diese Gäste Ihre Namen und Daten dann erst eingeben, aber grundsätzlich ist es möglich (sofern Sie eines der Felder zumindest mit einem Zeichen wie "-" befüllen) auch "leere PostCodes" zu erzeugen. Das wird besonders gerne dann gemacht, wenn unsere invite.life-Kunden Einladungen persönlich aussprechen wollen und zum Zeitpunkt der Einrichtung noch nicht wissen, wer eine solche Einladung bekommen soll.
Mit einem solchen leeren PostCode kann sich trotzdem nur ein Gast (+ eventuell Begleitperson) registrieren. Ein einzelner Code ist also auch bei "leeren PostCodes" nicht mehrfach verwendbar.
Funktionen im PostCode-System
Welche Funktionen die Erweiterung zur Verfügung stellt...
Gästelistenmanagement mit PostCode-Option zum postalischen Einladungsversand ist in invite.life als Zusatzoption möglich. Um einen Überblick über die Funktionen der Erweiterung »PostCode« zu erhalten, haben wir diese hier kurz und übersichtlich zusammengestellt:
- Upload der Adressenliste als Excel
Felder wie Straße, PLZ, Ort und Land werden von invite.life zur Verfügung gestellt. Sie laden Ihre Gästeliste mit vollständigen Postadressen im System hoch und ordnen die Felder einfach den jeweiligen Bezeichnungen zu. - PostCodes generieren...
Im nächsten Schritt können Sie die PostCodes generieren und für Ihre Gäste fixieren. Die hochgeladenen Gäste behalten ihre PostCodes, auch wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt neue Gäste in die Liste hochladen, egal wie oft. - Fertige Adressendatenbank exportieren
Nach dem Generieren der PostCodes können Sie die fertige Adressenliste wieder als Excel-Dokument herunterladen. Alle Daten sind so wie vorher, aber bei jedem Gast steht nun ein individueller PostCode in einer eigenen Spalte. - Ab zum Serienbrief...
Ob Sie Serienbriefe selbst verschicken oder das ganze Dokument einfach an eine Druckerei übergeben, die für die Serialisierung sorgt - es ist egal. Jeder Gast hat seinen eigenen fünfstelligen PostCode und ist damit indentifiziert. - Optional: Einbinden in Ihre Webseite
Weil die PostCode-Anmeldung eine gemeinsame Zielseite hat, ist es auch einfach diese Seite als iFrame oder per Weiterleitung in Ihrer eigenen Webseite zu intergrieren. SSL steht dafür natürlich zur Verfügung, betten Sie es ein. - Code-Eingabe macht es Gästen einfach
Wie können die PostCodes am leichtesten eingegeben werden? Nur Buchstaben ohne Sonderzeichen und Zahlen bedeutet keine mühsamen Tastaturwechsel am Smartphone, Groß- und Kleinschreibung sind egal.
Damit Sie Ihr Event nicht so vorbereiten müssen...
Halten Sie Ordnung mit invite.life.
Funktionen von invite.life
Einladungsmanagement und Gästelistenmanagement
Sie sind unsicher, ob invite.life 2 Ihre Erwartungen erfüllt? Das Einladungsmanagement und Gästelistenmanagement invite.life entstand im Herbst 2009 und wurde im Frühjahr 2013 vollständig überarbeitet. Die Erfahrungen aus nahezu vier Jahren mit invite.life sind bei der Neuentwicklung von invite.life 2 umgesetzt worden. Darum hat invite.life 2 zahlreiche Funktionen, die für unsere Kunden in den vergangenen Jahren wichtig waren:
- Serienbrieffunktion und persönliche Anrede
"Save the Date", Einladungen und "Reminder" per E-Mail erfolgen mit persönlicher Anrede (auch geschlechtsspezifisch). So fühlen sich Ihre Gäste auch wirklich direkt angesprochen - nicht mit "Sehr geehrte/r Herr/Frau"...-Floskeln. - Anmelde-Webseite bereits vorausgefüllt
Jeder Ihrer Gäste erhält einen persönlichen Einladungslink und findet seine Daten bereits vorausgefüllt auf der An- oder Abmeldeseite. Er kann aber selbst seine Daten (ausgenommen E-Mail-Adresse) verändern und aktualisieren. - Datenpflege durch Ihre Gäste
Wenn bei den Daten (Name, Adresse…) etwas nicht stimmt, können Ihre Gäste das selbst auf der Anmeldeseite korrigieren - Sie als Kunde von invite.life 2 bekommen am Ende die korrekten Daten wieder heraus und können diese dann auch weiterverwenden. - Live-Ansicht für Zu- oder Absagen
Im System invite.life 2 sehen Sie ständig wie viele (und wer von Ihren Gästen) sich an- oder abgemeldet haben. Ein eigenes "Dashboard" zeigt Ihnen auch eine grafische Statistik über den Stand der Anmeldungen, Abmeldungen und fehlenden Reaktionen. - Intelligenter Dubletten-Check
Kommt eine Person in der Gästeliste mehrfach vor, geht nur eine E-Mail raus, stehen jedoch unterschiedliche Personen mit einer gemeinsamen E-Mail-Adresse in der Liste, bekommt jede Person eine eigene Einladung. - Mehrere Zielgruppen oder "Einlader" für ein Event
Unterschiedliche "Gästeverteiler" ermöglichen es mehrere Gruppen mit verschiedenen Einladungen für das gleiche Event zu beschicken. Ideal bei gemeinsamen Events von mehreren Firmen oder verschiedenen Zielgruppen (Kunden, Presse...) - Smarte Vorschau für Einladungs-E-Mails
Ungern verschickt man E-Mails ohne exakt zu wissen, wie das Ergebnis aussieht. invite.life 2 bietet vor dem Versand eine Einzel-Vorschau für jedes E-Mail (mit ausgefüllten Daten inkl. persönlicher Anrede), damit Sie auch wirklich sicher gehen können, dass alles passt! - Fertige Gästeliste einfach als Excel exportieren
Sie können sich aus dem System einfach eine fertige Liste aller Zusagen, aller Absagen oder aller Gäste, die nicht auf Ihre Einladung reagiert haben, herunterladen. Die Datei kommt automatisch im Format MS Excel und kann sofort weiterverwendet werden.
Zusatzoptionen bei invite.life
Diese Optionen stehen kostenpflichtig zur Verfügung und können in Verbindung mit dem Einladungsmanagement bei uns gebucht werden.
- PostCode: Postalisch einladen, elektronisch anmelden
Mit der PostCode-Option können Sie eigene Anmeldedaten für Ihre Gäste generieren, die sie auch auf eine gedruckte Einladung geben können. Mittels QR-Code und 5stelligem Gästecode können sich Gäste elektronisch zum Event bei Ihnen anmelden. - Begleitungsmanagement, Begleitungen & Zusatzfelder
Mit dem Begleitungsmanagement können Sie beim Einspielen der Gästeliste oder bei jedem einzelnen Gast festlegen wieviele Begleitpersonen (0 bis 20) der Gast mitbringen darf. Außerdem können Sie bei uns eigene Felder pro Begleitperson abfragen lassen. - Check-In-System am Event
Per PIN-Code loggen sich Ihre Mitarbeiter am Empfang ein und können auf PC, Smartphone oder Tablet (mit Internetverbindung) die eintreffenden Gäste einchecken. Sie haben den vollen Überblick darüber, wer wann wirklich gekommen ist.
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