invite.life Logo

Begleitungsmanagement

Einige Video-Impressioen

SCROLL DOWN

top

Unterschiedliche Begleitungen

Unterschiedliche Gästeliste - Sie entscheiden!

Mehr Begleitpersonen oder weniger? Oder gar keine Begleitperson für bestimmte Zielgruppen bei Ihrem Event? Sie entscheiden ganz einfach im invite.life-System darüber welche Gäste wieviele Begleitpersonen angeben dürfen. 

Ein Bespiel? Nehmen wir an, es findet die Firmen-Weihnachtsfeier statt. Die Top-Kunden, die mehr als 100.000 Euro Umsatz im Jahr bei Ihnen machen, dürfen 4 Personen mitbringen und damit mit einem ganzen Team kommen. Alle anderen eingeladenen Kunden dürfen 2 Begleitpersonen mitbringen.

Für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möchten Sie ebenfalls Begleitung erlauben? Ja, der/die (Ehe-)PartnerIn freut sich sicher auch bei Ihrer Weihnachtsfeier dabei zu sein. Und Journalisten? Ja, die laden Sie auch ein. Aber wer möchte den besten Freund von der Society-Journalistin auf der Weihnachtsfeier haben? Für Journalisten soll das einfach so aussehen, als ob man keine Begleitung mitbringen könnte.

Checkliste © echonet.at / rv

Regeln erstellen

Top-Kunden, Mitarbeiter etc...

Erstellen Sie sich eine Liste mit den Regeln. Gruppieren Sie Gästelisten schon vorab nach diesen Regeln, damit Sie dann auch in der Lage sind die jeweils passenden Einladungen zu versenden und Ihre Gäste jeweils indivdiuell anzusprechen.

Begleitungspersonen © echonet.at / rv

Begleitungen festlegen

4 Begleitpersonen für Top-Kunden?

Setzen Sie die Zahl der Begleitungen fest. Sie können das dann auch für Einzelpersonen noch spezifisch einstellen. Laden Sie Ihre Gästelisten schon im richtigen Schema hoch. Journalisten ohne Begleitung? Kollegen dürfen Partner bringen?

Einladungsversand mit Kuvert... © echonet.at / rv

Einladung aussenden

Getrennt nach Begleitpersonen

Sie wollen jetzt natürlich, dass alle, die jemanden mitbringen, das auch schon in der Einladung erfahren. Laden Sie Ihre Gäste nach diesen Gruppen in verschiedene Verteiler hoch. Denn Sie können die Einladung pro Verteiler formulieren.

Sub | Features
03mockuplaptop

Optimal angepasst!

In jeder Situation auf jedem Gerät.

  • Smartphone mit Anmeldung / Begleitungsmanagement © echonet.at / rv

Optimal an Gäste angepasst

Ja, Sie können selbst auch in invite.life mit dem Smartphone arbeiten, aber mit einem größeren Bildschirm ist das natürlich bequemer. Für die wenigen Dinge, die Ihre Gäste auf Ihrer Einladungsoberfläche tun können, wurde diese aber hochperformant an alle Endgeräte angepasst. So können Ihre Gäste auch am Smartphone bequem alle Bereiche wie etwa die tatsächlichte Zahl an Begleitpersonen angeben.

Information über Begleitpersonen?

Wenn Sie Informationen über die Begleitpersonen brauchen, die bei dem Event dabei sind, können Sie das vorher schon in Ihrer Bestellung angeben. Die Anlage der Felder übernehmen wir. Vielleicht planen Sie ein Catering für Ihre Veranstaltung? Dann könnte es relevant sein zu wissen ob unter den Begleitpersonen Vegetarier sind?

Oder Sie möchten ganz einfach auch Namensschilder machen? Dann wäre es natürlich gut zusätzlich zu den Gästen auch die Namen der Begleitpersonen zu kennen?

Was Ihre Gäste sehen?

Ihre Gäste, die sich zum Event anmelden wissen nicht, ob sie mehr oder weniger Begleitpersonen mitbringen dürfen als andere Gäste. Jeder kann die ihm zugewiesene maximale Anzahl sehen und kann dementsprechend zwischen 0 und dieser maximalen Anzahl Begleitungen eintragen.

Sub | Responsive
05mockupphone

Funktionen im Begleitungsmanagement

Welche Funktionen die Erweiterung zur Verfügung stellt...

Gästelistenmanagement mit Begleitungsmanagement ist in invite.life als Zusatzoption möglich. Um einen Überblick über die Funktionen der Erweiterung »Begleitungsmanagement« zu erhalten, haben wir diese hier kurz und übersichtlich zusammengestellt:

  • Zahl der Begleitpersonen: 0 - 20
    Im System können für jeden Gast zwischen 0 und 20 definierte Begleitpersonen erlaubt werden. So steuern Sie welcher Ihre Gäste wieviele Personen mitbringen darf - jeweils als Maximalwert. 0 ergibt dadurch »Einladung ohne Begleitung«.
  • Einstellung beim Gästelisten-Upload
    Sie müssen nicht bei jedem Gast eine eigene Einstellung vornehmen. Trennen Sie vorab Ihre Gästelisten in Excel, dann können Sie die Werte schon beim Hochladen der Excel-Liste für alle darin befindlichen Gäste einfach festlegen.
  • Zusatzinfos pro Begleitperson
    Sie müssen oder wollen aus organisatorischen Gründen auch Daten über die Begleitpersonen erhalten? Kein Problem. Speisewunsch? Namen für die Namenskärtchen? Bestellen Sie die benötigten Formularfelder einfach dazu.
  • Definierbare Begleitungen pro Gast
    Sollte es nötig sein, dass ein einzelner Gast eine andere Berechtigung bekommt - weniger oder mehr Begleitungen mitzubringen, als die anderen Gäste, können Sie das einfach direkt beim Gast umstellen - mit nur einem Klick in eine Auswahl.
  • Korrekte Gästeberechnung im Ergebnis
    Wird das Begleitungsmanagement dazugebucht, so werden alle - 0, 1, 2, 3... 20 Begleitpersonen von Gästen, die sich angemeldet haben, natürlich auch in der Berechnung der Gesamtgästezahl entsprechend berücksichtigt.
  • Berücksichtigung im Gesamtkontingent
    Haben Sie für Ihre Veranstaltung ein maximales Gesamtkontingent an Personen eingetragen? Dieses Kontingent wird auch beim Begleitungsmanagement berücksichtigt und es werden alle Gäste inkl. Begleitungen im System mitgezählt.
06featureplugin

 

 

 

 

 

Damit Sie Ihr Event nicht so vorbereiten müssen...

Halten Sie Ordnung mit invite.life.

 

 

 

 

07guestlistchaos

Funktionen von invite.life

Einladungsmanagement und Gästelistenmanagement

Sie sind unsicher, ob invite.life 2 Ihre Erwartungen erfüllt? Das Einladungsmanagement und Gästelistenmanagement invite.life entstand im Herbst 2009 und wurde im Frühjahr 2013 vollständig überarbeitet. Die Erfahrungen aus nahezu vier Jahren mit invite.life sind bei der Neuentwicklung von invite.life 2 umgesetzt worden. Darum hat invite.life 2 zahlreiche Funktionen, die für unsere Kunden in den vergangenen Jahren wichtig waren:

  • Serienbrieffunktion und persönliche Anrede
    "Save the Date", Einladungen und "Reminder" per E-Mail erfolgen mit persönlicher Anrede (auch geschlechtsspezifisch). So fühlen sich Ihre Gäste auch wirklich direkt angesprochen - nicht mit "Sehr geehrte/r Herr/Frau"...-Floskeln.
  • Anmelde-Webseite bereits vorausgefüllt
    Jeder Ihrer Gäste erhält einen persönlichen Einladungslink und findet seine Daten bereits vorausgefüllt auf der An- oder Abmeldeseite. Er kann aber selbst seine Daten (ausgenommen E-Mail-Adresse) verändern und aktualisieren.
  • Datenpflege durch Ihre Gäste
    Wenn bei den Daten (Name, Adresse…) etwas nicht stimmt, können Ihre Gäste das selbst auf der Anmeldeseite korrigieren - Sie als Kunde von invite.life 2 bekommen am Ende die korrekten Daten wieder heraus und können diese dann auch weiterverwenden.
  • Live-Ansicht für Zu- oder Absagen
    Im System invite.life 2 sehen Sie ständig wie viele (und wer von Ihren Gästen) sich an- oder abgemeldet haben. Ein eigenes "Dashboard" zeigt Ihnen auch eine grafische Statistik über den Stand der Anmeldungen, Abmeldungen und fehlenden Reaktionen.
  • Intelligenter Dubletten-Check
    Kommt eine Person in der Gästeliste mehrfach vor, geht nur eine E-Mail raus, stehen jedoch unterschiedliche Personen mit einer gemeinsamen E-Mail-Adresse in der Liste, bekommt jede Person eine eigene Einladung.
  • Mehrere Zielgruppen oder "Einlader" für ein Event
    Unterschiedliche "Gästeverteiler" ermöglichen es mehrere Gruppen mit verschiedenen Einladungen für das gleiche Event zu beschicken. Ideal bei gemeinsamen Events von mehreren Firmen oder verschiedenen Zielgruppen (Kunden, Presse...)
  • Smarte Vorschau für Einladungs-E-Mails
    Ungern verschickt man E-Mails ohne exakt zu wissen, wie das Ergebnis aussieht. invite.life 2 bietet vor dem Versand eine Einzel-Vorschau für jedes E-Mail (mit ausgefüllten Daten inkl. persönlicher Anrede), damit Sie auch wirklich sicher gehen können, dass alles passt!
  • Fertige Gästeliste einfach als Excel exportieren
    Sie können sich aus dem System einfach eine fertige Liste aller Zusagen, aller Absagen oder aller Gäste, die nicht auf Ihre Einladung reagiert haben, herunterladen. Die Datei kommt automatisch im Format MS Excel und kann sofort weiterverwendet werden.

Zusatzoptionen bei invite.life

Diese Optionen stehen kostenpflichtig zur Verfügung und können in Verbindung mit dem Einladungsmanagement bei uns gebucht werden.

  • PostCode: Postalisch einladen, elektronisch anmelden
    Mit der PostCode-Option können Sie eigene Anmeldedaten für Ihre Gäste generieren, die sie auch auf eine gedruckte Einladung geben können. Mittels QR-Code und 5stelligem Gästecode können sich Gäste elektronisch zum Event bei Ihnen anmelden.
  • Begleitungsmanagement, Begleitungen & Zusatzfelder
    Mit dem Begleitungsmanagement können Sie beim Einspielen der Gästeliste oder bei jedem einzelnen Gast festlegen wieviele Begleitpersonen (0 bis 20) der Gast mitbringen darf. Außerdem können Sie bei uns eigene Felder pro Begleitperson abfragen lassen.
  • Check-In-System am Event
    Per PIN-Code loggen sich Ihre Mitarbeiter am Empfang ein und können auf PC, Smartphone oder Tablet (mit Internetverbindung) die eintreffenden Gäste einchecken. Sie haben den vollen Überblick darüber, wer wann wirklich gekommen ist.
Funktionen

 

 

 

 

Ihnen gefällt es?

Aber Sie müssen noch Ihr Team überzeugen?

 

Offene PowerPoint Präsentation downloaden (ca. 4 MB)

09powerpoint

invite.life mit Begleitungsmanagement

Jetzt unverbindlich anfragen!

 

 

JETZT ANFRAGEN - AB 390,- €

 

 

 

 

 

 

10order Zum Anfang