Ab zum Serienbrief: Die PostCodes in der Excel-Tabelle
Nun sind die PostCodes fertig gestellt. In Ihrer Excel-Tabelle sind alle PostCodes entsprechend hinterlegt und auch der Einladungslink (der bei allen Gästen gleich ist) ist in Ihrem Excel-Dokument angefügt.
Als kleine Hilfestellung, vor allem dann nützlich, wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt weitere Gäste hinzufügen und nicht alle Einladungen erneut aussenden wollen, ist auch ein „Zeitstempel“ in der Liste enthalten, daraus erfahren Sie, wann der PostCode der Gäste generiert worden ist.
Ihre Excel-Tabelle besteht also aus folgenden Spalten:
- Postcode generiert: (Markierung „A“) Datum und Uhrzeit zu dem der PostCode generiert wurde, damit Sie ältere von neueren Einträgen unterscheiden können, wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt (nach der ersten Aussendungswelle) beispielsweise weitere Gäste einladen möchten.
- Anrede (lt. Ihrer hochgeladenen Gästeliste)
- Titel (vorangestellt)
- Vorname
- Nachname
- Titel (nachgestellt)
- E-Mail-Adresse
- Firma
- Strasse
- PLZ
- Stadt / Ort
- Bemerkungen (diese können im Schritt 4 bei einzelnen Gästen über den „Info“-Button ergänzt werden...)
- Postcode: (Markierung „B“) Der vierstellige aus Buchstaben bestehende Code mit dem sich der Gast eindeutig identifizieren kann und so in Ihr System „eingelassen“ wird.
Eventlink: (Markierung „C“) Jener Kurz-Link zu dem auch der von invite.life zur Verfügung gestellte QR-Code führt. Diese Adresse müssen Ihre Gäste im Browser öffnen um zur Eingabe des PostCodes zu gelangen. Dieser Eventlink ist für Ihr Event immer gleich, trotzdem ist er in der Excel-Tabelle, damit beim Serienbrief auch dieses Feld benutzt werden kann.