Gästeverteiler verwalten / Reiter „Begleitungs-Management“

Sie sehen diesen Reiter „Begleitungs-Management“ (Markierung „A“) im Schritt 2. Diese Zusatzoption erlaubt Ihnen für einzelne Gäste die Möglichkeit festzulegen, ob der Gast eine Begleitung mitbringen kann oder nicht. Bereits beim Upload in den Gästeverteiler können Sie für einzelne Listen, die Sie ins System einspielen, festlegen ob die darin befindlichen Personen auf „erlaubt: ja“ oder „erlaubt: nein“ gesetzt werden. Da aber bei mehrfach vorkommenden Personen quer über die Gästelisten hinweg die Einstellung beim letzten Upload gilt, ist hier mit dem Reiter „Begleitungs-Erlaubnis“ eine „Kontrollinstanz“ eingebaut. Diese ermöglicht Ihnen die Begleitungs-Erlaubnis für jeden einzelnen Gast festzulegen.

In dieser Ansicht sehen Sie Ihre vollständige Gästeliste und finden jeweils in der Spalte „Begleitung“ die Auswahl ob bei dieser Person eine Begleitung erlaubt ist oder nicht.

Sie sehen den Namen des Gastes (Markierung „B“), seinen aktuellen Status im System (Zugesagt, Keine Aktion, Abgesagt...) (Markierung „C“) und immer die Option, ob dieser Gast eine oder mehrere Begleitungen mitbringen dürfte (sofern er möchte) in der Spalte „Begleitungen“ (Markierung „D“). Sie können dort auch die Zahl umstellen, auswählbar sind zwischen 0 und 5 Begleitpersonen pro Gast.

Beachten Sie bitte: Wenn Sie hier einen Gast, der bereits zugesagt hat von „erlaubt: 1 Begleitung“ auf „erlaubt: 0 Begleitungen“ umstellen, wird die vom Gast eventuell bereits angegebene „Begleitung“ gelöscht. Hätte im konkreten Screenshot-Beispiel also Herr Sascha Bauer (3. Zeile) mit Begleitung zugesagt und Sie stellen in diesem Reiter auf „erlaubt: nein“ um, so ist die Begleitung von Herrn Sascha Bauer auch in der Gästeliste gelöscht.

Seien Sie also vorsichtig mit Änderungen in diesem Bereich, wenn die Gäste bereits zugesagt haben! Sie könnten dadurch womöglich eine bereits gebuchte Begleitung löschen.  

Hinweis: Wichtig ist in diesem Zusammenhang natürlich, dass die Zusatzoption „Begleitungsmanagement“ nicht sinnvoll ist, wenn Sie eine offene Veranstaltung machen zu der sich – per Weitergabe des Links – machen. Denn dann laden Sie Gäste ohne Begleitung ein und andere (die einfach nur den Link kennen) können sich dann selbst und auch ihre Begleitung anmelden. Mit dem Begleitungsmanagement wird auch die Möglichkeit geboten (auf Wunsch) weitere Felder pro Begleitperson abzufragen um beispielsweise die Namen der Begleitpersonen zu erheben oder die Teilnahme an einer Vortragsreihe durch eine Begleitperson abzufragen.

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