Gästeliste in einen Verteiler hochladen...
Wenn wir eine Liste von Gästen (die eine Einladung erhalten sollen) über das System „hochladen“ möchten, so zeigt sich eine sehr einfache Maske.
Diese Maske will im ersten Schritt folgende Informationen wissen:
- Import / Excel / CSV-Datei* (Markierung „A“)
Laden Sie hier über „Durchsuchen“ die gewünschte Liste (z.B. Microsoft Excel) in das System hinein, verwenden Sie dafür den „Durchsuchen“-Button (das Feld kann in anderen Browsern geringfügig anders aussehen). - Import / Einfügen / Ersetzen* (Markierung „B“)
Mit diesem Feld entscheiden Sie, ob die eingegebene Gästeliste die bestehenden Gäste in dem Gästeverteiler ergänzen oder überschreiben soll (beim ersten Upload ist die Einstellung egal, da ja noch keine Gäste vorhanden sind, für weitere Uploads kann das einen entscheidenden Unterschied ausmachen, denn mit „Ersetzen“ werden die vorher in diesem Gästeverteiler eingetragenen Personen überschrieben). - Begleitoption*: „Wie viele Begleitungen dürfen Personen dieses Imports mitnehmen?“ (Markierung „C“): Damit legen Sie fest, ob die Personen, die Sie in den Gästeverteiler importieren eine oder mehrere (bis zu 5) Begleitperson(en) mitbringen dürfen oder nicht. Daraus entsteht dann für alle Personen, die hochgeladen werden die Standardeinstellung für Begleitung „Erlaubt: Zahl der Begleitungen“ oder „Erlaubt: Keine Begleitung“. Dadurch haben die Gäste natürlich noch nicht mit Begleitung zugesagt, sondern haben nur bei der Anmeldung die Möglichkeit auch Begleitung anzuwählen. Dagegen haben die Gäste, wenn diese Option nicht aktiviert ist, nur die Möglichkeit sich selbst an- oder abzumelden. Sollten bei 2 Uploads (egal in welchen Gästeverteiler sie diese Daten einspielen) Personen doppelt vorkommen, also die gleiche Person mit gleichem Vornamen, Nachnamen und gleicher E-Mail-Adresse, so wird die Person entsprechend dem letzten Upload eingestellt. Wenn also „Franz Mustermann <mustermann@gmx.at>“ in einer Liste ohne Begleitung hochgeladen wird und dann noch einmal in einer Liste mit Begleitung vorkommt und diese danach hochgeladen wird, so hat die Person „Franz Mustermann <mustermann@gmx.at>“ “ die Möglichkeit eine Begleitung mitzubringen. Wir empfehlen hier – da Sie dann ja auch unterschiedliche Einladungstexte pro Gästeverteiler verschicken können – zumindest einen Gästeverteiler anzulegen, den Sie mit Begleitung und einen Gästeverteiler, den Sie ohne Begleitung betreiben. Damit können Sie dann auch in der E-Mail-Einladung an diese Gäste bereits darauf eingehen und manche eben „... Sie einladen ...“ und andere „... Sie und Ihre Begleitung einladen...“ Mit dieser Zusatzoption ist auch die Möglichkeit verbunden sich für das Event spezifische Felder eintragen zu lassen, die dann „pro Begleitperson“ zur Ausfüllung abgefragt werden. So können Sie beispielsweise die Essenswünsche von allen Begleitungen gleich abfragen oder sich die Namen der Begleitpersonen geben lassen.
[Achtung: Diese Möglichkeit erscheint nur bei Buchung der Zusatzoption „Begleitungsmanagement“ von invite.life – alle anderen invite.life Kunden haben diese Option nicht, da für sie die Voreinstellung „Event mit Begleitung“ oder „Event ohne Begleitung“ gilt.]
Klicken Sie danach auf den blauen Button „Import“ um zum nächsten Schritt zu gelangen.