Einladung zur Weihnachtsfeier

Einladung zur Firmen-Weihnachtsfeier

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Wenn Sie eine Firmen-Weihnachtsfeier veranstalten und diese Einladung zur Weihnachtsfeier sich nicht nur an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter richtet, sondern Sie auch Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten... einladen wollen, dann denken Sie daran: Der Stress ist bei allen gegen Jahresende groß, der Anteil jener Firmen, die vor Weihnachten wenig zu tun haben, ist gering. Und wenn das Saisongeschäft nicht Thema ist, dann ist es die bevorstehende Erstellung der Jahresabschlüsse und Bilanzen.

Durch diesen Stressfaktor in den Unternehmen, also bei Ihren Empfängern der Einladung zur Weihnachtsfeier, müssen Sie irgendwie durch. Sie wollen mit Ihrer Einladung nicht untergehen und stattdessen einen guten Grund liefern, warum man ausgerechnet zu Ihrer Weihnachtsfeier kommen sollte.

Texte für die Einladung zur Firmen-Weihnachtsfeier

Der wichtigste Teil im Puzzle ist der Text für Ihre Firmen-Weihnachtsfeier. Schnelle Aufmerksamkeit und das Gefühl von hoher persönlicher Relevanz ist für Ihre Zielgruppe unerlässlich, damit Ihre Einladung zur Weihnachtsfeier nicht sofort am Smartphone mit einem Finger-Wisch in den Papierkorb geschoben wird. Die Textbausteine sollten daher diese Ansprüche erfüllen.

Betreff Ihrer Einladungs-Nachricht / Einladungs-Mail

Wie wir auch schon bei unserer ausführlichen Analyse über Save-the-Date-E-Mails beschrieben haben, ist bereits die Formulierung der Betreff-Zeile ("Subject") relevant um in den Mailboxen nicht sofort mit dem Delete-Knopf bedacht zu werden. Wichtig sind die Begriffe: "Einladung" und "Weihnachtsfeier", "Weihnachtsfest"..., das mag vielleicht banal erscheinen, ist aber letztlich relevant, wenn Sie die Personen erreichen wollen, die an Ihrer Veranstaltung auch Interesse haben können. Je nach Geschäftsumfeld kann auch der Ort der Feier bereits wichtig sein, denn die wenigsten Gäste reisen zu einer normalen Firmenweihnachtsfeier über größere Strecken an.

Eines der Probleme in der deutschen Sprache ist alleine schon, dass das Wort "Weihnachtsfeier" relativ lang ist, dabei stellt sich die weitere relevante Frage nach der Länge der Betreff-Zeile. Und dazu kommt dann auch noch das weitere Problem, dass Sie möglicherweise einen Vorteil oder eine persönliche Anrede im Betreff verpacken wollen.

Wie viele Zeichen im Betreff?

Überschreiten Sie nach Möglichkeit nicht 40 Zeichen in einer Betreffzeile. Das klingt einfacher als es ist, vor allem dann, wenn Sie vielleicht sogar eine persönliche Anrede im Betreff verpacken, damit sich die Person noch mehr angesprochen fühlt. Denn dann müssen Sie wissen, wie lange die Namen in Ihrer Einladungsliste sind. Warum wir hier empfehlen auf 40 Zeichen zu reduzieren, sieht man am beigefügten Screenshot ganz gut. Der wichtige Teil, und das ist Ihr Betreff, sollte sich so ausgehen, dass er auf den meisten Smartphones vollständig dargestellt wird.

• Einladung zur Weihnachtsfeier (29 Zeichen)
• Weihnachtsfeier im Kolpinghaus Wien (35 Zeichen)
• Weihnachtsfeier: Einladung für Franz Müller (43 Zeichen)
• Weihnachtsfeier: Kommen Sie, Herr Müller? (41 Zeichen)
• Herr Müller, kommen Sie zur Weihnachtsfeier? (44 Zeichen)
• Weihnachtsfeier-Einladung für Franz Müller (42 Zeichen)

Sie merken schon, dass das Problem vor allem dann entsteht, wenn Sie eine persönliche Anrede im Betreff verpacken. Denn nicht jeder heißt "Müller" oder "Maier", Sie werden auch längere Namen oder sogar Doppelnamen wie "Mosleitner-Schaffer" in Ihren Listen haben. Wenn der Name des Empfängers zumindest im Betreff "angerissen" ist, ist schon viel gewonnen. Weglassen kann man ihn auch dann, wenn die ersten Zeilen im Text bereits den Namen enthalten. Für wichtige Begriffe, die auch das Vertrauen und die persönliche Relevanz für den Empfänger stärken, haben Sie aber noch mehr Möglichkeiten - besonders unter der Berücksichtigung, dass viele Ihrer Empfänger die Nachricht auf dem Smartphone lesen:

• Name des Absenders
• Betreffzeile
• Die ersten rund 70 Zeichen im Mail-Text (dazu dann unten noch mehr...)

Teilen Sie sich das auch gut ein, denn es ist nicht notwendig die eine Information in der anderen zu wiederholen. Es kann relevant sein, dass beim Absender Ihr Name steht, damit die Empfänger auch wissen, wer Sie sind. Noch dazu, wenn Sie eine unter den Empfängern gut bekannte Persönlichkeit sind, weil Ihr Name auf dem Vorstandsschild Ihres Unternehmens steht oder sogar mit dem Firmen-Namen übereinstimmt. In den Screenshots sehen Sie das beispielhaft auch am Smartphone an der Markierung "A".

Wenn allerdings bei den Empfängern ohnehin eher als Firma und nicht persönlich bekannt sind, dann lässt sich der Firmenname aus der Betreffzeile schon weglassen. So kann es beispielsweise gelingen, das Wort "Weihnachtsfeier" bereits im Absender-Namen zu kommunizieren und dadurch Platz im Betreff zu gewinnen.

Spam-Problem?

Damit Ihre E-Mail überhaupt durchkommt ist, abgesehen vom Absender, vom Server, der die Nachrichten verschickt und vom Namen des Absenders, der eingetragen sein sollte, auch sonst einiges zu beachten:

• Vermeiden Sie unbedingt GROSS-SCHRIFT, also versale Texte - Schicken Sie statt "EINLADUNG" lieber das Wort "Einladung".
• Missachten Sie dabei auch Corporate-Identity-Vorgaben. Es nützt Ihnen nichts, wenn Ihre Firma korrekt und laut Logo "MÜLLER" geschrieben wird - "Müller" wird besser funktionieren.
• Vermeiden Sie typische Spam-Begriffe wie "Gratis", "Schnell", "Jetzt"...

Haupttext in der Einladung zur Weihnachtsfeier

Mit einem guten Einladungsmanagement transportieren Sie die wichtigsten Bestandteile der Einladung bereits in den Anfangszeichen des E-Mail-Textes, der beispielsweise in vielen Smartphones bereits angerissen wird (siehe Screenshot, Markierung "B"). Nicht gut wäre daher die Idee ein klassisches Newsletter-System zu verwenden um Einladungen zu verschicken. Als Standard haben viele dieser Systeme solche Texte wie "Wenn dieser Newsletter nicht korrekt angezeigt wird, klicken Sie hier..." vorangestellt. Und das ist eigentlich ein klassisches K-O-Kriterium für eine erfolgreiche Einladung zur Firmen-Weihnachtsfeier. Wenn solche Texte schon in der Mail-Übersicht beispielsweise bei einem Smartphone sichtbar werden, erhöhen Sie die Chance, dass die Nachricht ungelesen in den Papierkorb wandert um ein Vielfaches.

Persönliche Anrede in der Weihnachtsfeier-Einladung

Der Name des Empfängers soll möglichst weit vorne vorkommen, sofern Sie das nicht schon im Betreff geschafft haben. Besser als nach der Überschrift - wenn diese Information ohnehin schon im Betreff oder Absender-Namen verpackt war, wäre davor die Anrede zu setzen. Vor allem sollten Sie das auf Smartphones testen, denn eine Wortwiederholung ist sinnlos. Wenn schon im Betreff die Einladung zur Weihnachtsfeier steht, sollten nicht die ersten paar Zeichen im Text mit der gleichen Information befüllt sein.

Nicht besonders gut am Beginn des Textes:

Einladung zur Weihnachtsfeier am 21. Dezember

Müller GmbH & Co KG

Sehr geehrte Frau Dr. Huber!

... ...

Besser dagegen ist die Vorgehensweise so:

Sehr geehrte Frau Dr. Huber!

Wir laden Sie zur Weihnachtsfeier der Müller GmbH & Co KG am 21. Dezember ...

Denken Sie übrigens auch bei der Anrede an sich selbst, ein schlecht gemachtes Massenmail ist leicht zu identifizieren. Wenn Sie beispielsweise die Anrede nicht korrekt nach Geschlecht zusammenstellen können, haben Sie bereits ein Problem. "Sehr geehrte/r Herr/Frau Dr. Huber!" macht dem Empfänger sofort klar, dass das keine persönliche Nachricht ist, auch wenn der Name in der Anrede steht. Suchen Sie sich also eine Versandmöglichkeit, die diese Trennung beherrscht und eine Frau Dr. Müller auch nur mit "Sehr geehrte Frau Dr. Müller!" anschreiben kann, während Herr Mag. Maier seine Nachricht mit "Sehr geehrter Herr Mag. Maier!" bekommt - invite.life kann das für Sie tun.

Klassische Texte für die Einladung zur Firmen-Weihnachtsfeier

Beispiel 1

Sehr geehrte Frau Dr. Huber,

wir freuen uns Sie zur Weihnachtsfeier der Müller GmbH & Co KG am 21. Dezember ab 18 Uhr einladen zu dürfen. Genießen Sie mit uns einen schönen Abend in vorweihnachtlicher Stimmung. Gemeinsam mit Ihnen möchten wir ein spannendes, herausforderndes Geschäftsjahr ausklingen lassen und uns in gemütlicher Atmosphäre auf die bevorstehenden Feiertage freuen.

Für gute Unterhaltung wird unser Stargast Franz Gruber mit einer kurzweiligen Kabarett-Einlage sorgen. Natürlich sorgen wir für Ihr leibliches Wohl, geschmackvolle Häppchen, Kekse und natürlich Getränke erwarten Sie bereits.

Die wichtigsten Daten zum Weihnachtsfest:

• Termin: 21. Dezember, ab 18 Uhr (Open End)
• Ort: Kolpinghaus Zürich (Anfahrtsplan anbei)

Da wir die Weihnachtsfeier natürlich gut vorbereiten wollen ist es uns wichtig zu wissen, ob Sie dabei sein werden. Antworten Sie einfach, in dem Sie auf diesen Anmelde-Link drücken - wir bitten Sie um Ihre Zu- oder Absage bis 15. Dezember.

Mit weihnachtlichen Grüßen,

Müller GmbH & Co KG

Beispiel 2

Sehr geehrte Frau Dr. Huber,

das Jahr geht zu Ende und Weihnachten steht unmittelbar bevor. Es ist nicht nur Zeit sich endlich zu entspannen, sondern auch gemeinsam das vergangene Jahr revue passieren zu lassen. Eine Gelegenheit dazu ist, und dazu möchten wir Sie herzlich einladen, unsere Weihnachtsfeier am 21. Dezember ab 18 Uhr. Genießen Sie mit uns einen schönen Abend in vorweihnachtlicher Stimmung.

Die wichtigsten Daten zum Weihnachtsfest:

• Termin: 21. Dezember, ab 18 Uhr (Open End)
• Ort: Kolpinghaus Zürich (Anfahrtsplan anbei)

Langeweile brauchen Sie auf unserer Weihnachtsfeier nicht zu befürchten, unser Stargast Franz Gruber mit einer kurzweiligen Kabarett-Einlage für Unterhaltung sorgen. Da wir die Weihnachtsfeier natürlich gut vorbereiten wollen ist es uns wichtig zu wissen, ob Sie dabei sein werden. Antworten Sie einfach, in dem Sie auf diesen Anmelde-Link drücken - wir bitten Sie um Ihre Zu- oder Absage bis 15. Dezember.

Mit weihnachtlichen Grüßen,

Müller GmbH & Co KG

Ein wenig hervorstechen...

In der Vorweihnachtszeit ist es ratsam auch ein wenig aufzufallen, denn der Mailverkehr nimmt in dieser Zeit ohnehin zu - aus unterschiedlichsten Gründen, die wir auch weiter oben schon ein wenig geschildert haben. Das Stichwort ist ohnehin "Weihnachtsstress". Daher kann es sehr positiv sein sich ein wenig aus der Defensive zu wagen und etwas gewagter zu Formulieren.

Und Sie könnten versuchen Allgemeinplätze im Text zu vermeiden. Vor allem jene Allgemeinplätze, die bereits eine gewisse Grundlangeweile ausstrahlen. Dazu gehören unter anderem Formulierungen wie:

... zu unserer alljährlich stattfindenden Weihnachtsfeier einladen ...

... alle Jahre wieder feiern wir ...

... wie jedes Jahr freuen wir uns ...

Denn, um Gottes Willen (wir nehmen uns die Freiheit bei diesem speziellen Anlass Weihnachten hier höhere Instanzen zu berufen), auch wenn es die 23. Firmen-Weihnachtsfeier Ihres Hauses ist, Sie müssen nicht schon im Text sagen, dass Sie eigentlich eine langweilige Veranstaltung machen, die sich ohnehin jedes Jahr wiederholt.

Griffiger Formulieren bedeutet auch mit einem Augenzwinkern den Empfängerinnen und Empfängern entgegen zu kommen. Und was verbindet Ihre Empfänger mehr miteinander als genau der Faktor, dass Weihnachten stressig empfunden wird, dass man viele Weihnachtsfeier-Einladungen bekommt, dass ohnehin jeder etwas zu Essen und zu Trinken anbietet?

In den Beispielen hier haben wir auch die Passage, die zur Anmeldung führen sollte, immer unterstrichen.

Beispiel 1 "Wir sind nicht jeder"

Sehr geehrte Frau Dr. Huber,

haben Sie schon viele Einladungen für Weihnachtsfeiern bekommen? Wir auch, aber wir können leider nicht kommen. Der Grund dafür ist ganz einfach: Unsere Weihnachtsfeier wird heuer ein bemerkenswertes Event, wir arbeiten rund um die Uhr an der Vorbereitung. Warum wir das tun? Es geht uns eigentlich so wie Ihnen:

• Wir wollen selbst nur auf Weihnachtsfeiern gehen, die etwas Besonderes sind.
• Uns langweilen lange Reden, die zu kürzen ist aktuell gerade viel Arbeit.
• Wir wollen nach dem Arbeitstag endlich wirklich etwas ausspannen und diese Vorweihnachtszeit zumindest ein paar Stunden genießen können.

Darum laden wir Sie zu unserer Weihnachtsfeier ein. Öffnen Sie jetzt - auch wenn er Ihnen das ganze Jahr den Stress diktiert - noch einmal den Terminkalender und tragen Sie am 21. Dezember ab 18 Uhr einfach ein: "Abend genießen!". Denn genau das werden Sie an diesem Tag tun. Und wir als Gastgeber dürfen Sie dabei einfach verwöhnen, für Ihre Unterhaltung und Ihr leibliches Wohl sorgen.

• 21. Dezember ab 18 Uhr
• Kursaal Zürich (Anfahrtsplan anbei)

Die Anmeldung ist rund um die Uhr geöffnet und funktioniert natürlich auch auf Ihrem Smartphone - einfach hier klicken (Wir haben schon alles für Sie ausgefüllt)!

Mit vorweihnachtlichen Grüßen,

Müller GmbH & Co KG

Beispiel 2 "Kurz und Knapp"

Sehr geehrte Frau Dr. Huber,

kurz und knapp: Sie dürfen die Weihnachtsfeier der Müller GmbH & Co KG heuer nicht versäumen. Ihr Pflichttermin ist der 21. Dezember ab 18 Uhr im Kursaal in Zürich. Top-Acts, Spaß, Unterhaltung - für alles ist gesorgt. Sagen Sie jetzt ganz einfach über diesen Anmelde-Link zu und feiern Sie mit uns. Sobald Sie sich anmelden, verraten wir Ihnen auch was genau geboten wird.

Hard Facts:

• 21. Dezember ab 18 Uhr
• Kursaal Zürich (Anfahrtsplan anbei)

Sie können auch gerne eine Begleitperson mitbringen, wir freuen uns Sie zu sehen!

Mit kurzen, knappen aber vorweihnachtlichen Grüßen,

Müller GmbH & Co KG

Beispiel 3 "Kurz, Frech und Betrunken"

Sehr geehrte Frau Dr. Huber,

haben Sie schon alle Termine am 21. Dezember nach 18 Uhr aus Ihrem Kalender gelöscht? Wenn nicht, dann tun Sie das bitte jetzt rasch, denn wir wollen Sie unbedingt bei unserer Weihnachtsfeier dabei haben. Und es lohnt sich zu kommen, denn wir haben Top-Acts, viel Spaß, Entspannung vom Weihnachtsstress und gute Unterhaltung zu bieten. Die Anmeldung ist rund um die Uhr geöffnet und hier online machbar (es ist alles für Sie schon ausgefüllt)!

• Dienstag, 21. Dezember ab 18 Uhr
• Kursaal Zürich, Hauptstraße 44

Fast hätten wir es vergessen: Unser Catering sorgt zwar für eine gute Unterlage mit Speisen aus aller Welt, aber man bittet uns trotzdem Sie darauf hinzuweisen, dass Sie am nächsten Vormittag ebenfalls alle wichtigen Termine absagen sollten. Keine Sorge, der Wein ist perfekt, aber falls Sie viele Getränke abwechselnd kosten möchten, werden wir zur Sicherheit am Ausgang Kopfwehtabletten verteilen.

Das wird ein Fest, das Sie nicht verpassen sollten!

Mit feierlichen Grüßen,

Müller GmbH & Co KG

Der Anmeldelink in der Einladung zur Weihnachtsfeier

Halten wir es kurz. Der Anmeldelink, der zur Anmeldeoberfläche führt, sollte folgende Dinge durchaus enthalten:

1. Das Wort "Anmeldung" oder "Zusage / Absage".
2. Hinweis, dass die Anmeldung online und daher Zeitunabhängig möglich ist.
3. Hinweis, dass die Anmeldung - weil das immer noch nicht überall so ist - auch auf einem Smartphone problemlos funktioniert.
4. Hinweis, dass die Anmeldung schnell gemacht ist (Ein gutes Einladungssystem bietet den Einladungsempfängern bereits ein vorab ausgefülltes Formular.)

Beschränken Sie den Anmeldelink, der angeklickt werden soll, nicht auf "hier" oder "klick". Verlinken Sie lieber mehrere Worte, die im Zusammenhang mit der Anmeldung stehen. Achten Sie außerdem darauf, dass - wenn Ihre Nachricht nicht mutig und eher unterhaltsam ist, der Anmeldelink schnell zu finden ist. Er sollte sich bei "klassischen Texten" für eine Weihnachtsfeier-Einladung eher im oberen Drittel des Textes befinden. Gegebenenfalls kann man den Anmeldelink am Ende des Textes noch einmal wiederholen. So kommen Sie allen eingeladenen Gästen entgegen, denn - wie wir aus der Analyse wissen - es gibt immer einen gewissen Prozentsatz, der schon weiß, dass er natürlich bei Ihrer Weihnachtsfeier dabei sein will und gar nicht lange nachlesen muss, was geboten wird und andere, die sich erst überzeugen lassen wollen.

Ganz wichtig: Weisen Sie auch auf die erwünschte Reaktion hin, eine Absage ist ebenfalls eine Reaktion und für Sie als Veranstalter viel besser, als nicht zu wissen, ob die Einladung überhaupt wahrgenommen wurde. Das ist auch für die späteren Reminder-Mails, die Sie automatisiert bei einem guten Einladungsmanagement-System an alle schicken können, die noch nicht reagiert - also weder zu- noch abgesagt - haben.

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Gestaltung der elektronischen Einladung zur Weihnachtsfeier

Grafik & Kopfbild, Logo...

Corporate Design und Emotion sind wichtig, das ist unbestreitbar. Wenn Sie, wie das oft gemacht wird, eine Kopf-Grafik, einen sogenannten "Hero-Shot" verwenden um das Thema Weihnachtsfeier emotional aufzuladen, dann achten Sie zumindest darauf, dass es sich dabei um ein Landscape-Format handelt und kein Portrait-Format, also ein quer ausgerichtetes Bild. Empfehlenswert ist ein Bildformat von 3:1 (Markierung "C") oder 4:1. Also ein Foto, das bei einer Breite in der  Darstellung von 400 Pixeln nur 100 Pixel hoch ist.

Denn die entscheidenden Informationen (Weihnachtsfeier, Tag, Uhrzeit, Ort, Anrede) sollten zwei Dinge erfüllen:

1. Sie sollten auf einem kleinen Endgerät, wenn man die E-Mail geöffnet hat, bereits ohne Scrollen lesbar sein. (Markierung "D")
2. Sie sollten lesbar sein, ohne dass externe Bilder nachgeladen werden müssen.

Wenn Sie also Ihre Einladung mit einem Bild im Portrait-Format versehen, laufen Sie Gefahr, dass beim Öffnen der E-Mail der ganze Screen nur ein weisses Feld bleibt und der Nutzer das Bild nachladen muss um etwas sehen zu können. Noch schlechter ist es, wenn Sie die wichtigsten Informationen in diesem Bild verpacken. Das Headerbild / der Hero-Shot soll nur Stimmung vermitteln, nicht die Information tragen.

Hintergrund

Nur ein Wort: Weiß. Benutzen Sie keine dunklen Hintergründe mit weißem Text darauf, in vielen E-Mail-Programmen werden die Hintergrundfarben nicht korrekt interpretiert, Ihre Einladung endet so als weisse Nachricht mit weissem Hintergrund und wird unlesbar.

Erfolgreiche Einladungen zur Weihnachtsfeier

• Keine unnötigen Hinweistexte auf Newsletter im E-Mail.
• E-Mail, Anmeldeseite, Folgeseite und Bestätigungsmail sollten auf allen Endgeräten - Desktop, Laptop, Tablet & Smartphone - funktioniern.
• Keine unnatürlichen "Sehr geehrte/r Herr/Frau..."-Anreden - das System sollte nach Geschlecht trennen können!
• Belästigen Sie Gäste nicht mit Reminder-Mails, wenn diese ohnehin bereits reagiert haben.

Das brauche ich für unsere Firmen-Weihnachtsfeier!

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