Was Sie inhaltlich vorbereiten können...

  • Gästeliste im Microsoft Excel / 1 Reiter mit Kunden und Partner © echonet communication GmbH

Wenn Sie invite.life 2 bei echonet bestellen möchten, gelten folgende wichtige Dinge als Vorbereitungsmaßnahmen für Ihre Veranstaltung. Wenn Sie das System vollständig ausnutzen wollen, sind alle Bereiche, die hier genannt sind, notwendig.

Das System »invite.life 2« kann aber auch ohne Einladungsversand verwendet werden (wenn Sie z.B. nur per Post oder per Facebook mit einem Link einladen möchten). Dann sind nur die Texte für den 1. Bereich vorzubereiten.

1. Bereich: Texte für die Einladungs-Webseite

  • Webseite auf der die Benutzer sich als Gäste an- oder abmelden.
  • Bestätigungsseite für alle, die sich angemeldet haben.
  • Bestätigungsseite für alle, die sich abgemeldet haben.
  • Bestätigungs-E-Mail, das an jene Personen geschickt wird, die sich zum Event angemeldet haben (sie haben dort auch die Möglichkeit ein Attachment einzufügen)

2. Bereich: Einladungs-Webseite & E-Mails: Grafiken, Bilder & Dateien

  • Logo für Ihre Aussendung (Format ca. 200 x 120 Pixel)
  • Kopf-Bereich ("Headerbild") im Format von 700 Pixel Breite (Höhe kann dabei variieren), wir empfehlen nicht mehr als 250 Pixel in der Höhe zu verwenden - denken Sie es als "Coverbild" von der Idee her an, wie Sie es beispielsweise von Facebook kennen.
  • Optional:
    • Weitere Fotos für die Einladungs-Mail oder Einladungs-Webseite
    • Attachment-Datei für die Bestätigungs-E-Mail an alle Personen, die zusagen.
    • Download-Dateien (mehrere), die auf der Einladungs-Webseite zum Download angeboten werden
  • Optional: Hintergrundbild oder Mosaik-Bild
    • Hintergrundfoto: Passendes Bild, wobei wir empfehlen ein Foto mit einer entsprechenden „einseitigen“ Farbbalance zu haben um nicht ablenkend zu wirken. Das Foto kann im System so eingestellt werden, dass es hinter der Anmeldewebseite als Hintergrundfläche erscheint. (Formatempfehlung: Mind. 1.600 Pixel x 1.200 Pixel)
    • Mosaik-Bild oder Wiederholungbild: Sie haben auch die Möglichkeit den Hintergrund der Anmeldeseite mit einem Bildteil zu hinterlegen der sich entweder horizontal, vertikal oder in beide Richtungen wiederholen lässt (klassisches Beispiel: „Teppichmuster“ oder „Tapetenmuster“). Bei horizontal wiederholten Bildern wird sehr oft ein 1 Pixel breiter Farbverlauf eingesetzt, der dann einfach horizontal wiederholt wird und daher den ganzen Hintergrund in einen Farb- oder Hell-Dunkel-Verlauf taucht.

3. Bereich: Texte für Einladungs-E-Mails

Wenn Sie Einladungen verschicken wollen (das Event kann auch „offen“ sein und ohne den Versand von E-Mail-Einladungen einfach eine Maske sein in der sich alle Gäste eintragen können, wenn Sie z.B. den Link zur Anmeldung auf Facebook, Twitter, per E-Mail oder in einer gedruckten Einladung übermitteln) bereiten Sie auch folgende Texte vor:

  • Text für die Einladungs-E-Mail
  • Eventuell Text für ein Save-the-Date-E-Mail, wenn Sie ein solches vor Ihrer tatsächlichen Einladung verschicken möchten.

4. Bereich: Ihre Gästeliste für den Versand der Einladungs-E-Mails

Bereiten Sie Ihre Excel-Liste (Gästeliste) gut vor, Sie können auch mehrere Excel-Dokumente oder Arbeitsblätter verwenden, allerdings sollten alle nach diesem Schema funktionieren:

  • Achten Sie auf die Spalten: Es sollte eine eigene Spalte für die Anrede oder das Geschlecht geben (Herr/Frau, m/w, m/f)...
  • Stellen Sie die Gästeliste so zusammen, dass Sie Vornamen und Nachnamen getrennt verwalten.
  • Bei jeder Person in Ihrer Gästeliste muss auch eine E-Mail-Adresse in einer dafür vorgesehenen Spalte vorhanden sein – ohne E-Mail-Adresse kann das System keine Einladung verschicken.
     

Eine beispielhafte Excel-Liste, die mit invite.life 2 funktioniert, sehen Sie im Screenshot. Die farbigen Markierungen sind dabei nicht relevant, sie wurden nur im Handbuch verwendet um die speziellen Problembereiche aufzuzeigen.

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